Der Umgang mit Herausforderungen bei HR-IT-Projekten
Neue Denkmuster und Blickwinkel
Analoge Prozesse Hinterfragen und Überarbeiten, um neue Denkmuster und Blickwinkel zu etablieren und bewährte Abläufe zu optimieren. Kaum ein Unternehmen hat heutzutage noch nicht über eine Digitalisierung von HR-Projekten nachgedacht oder ist bereits Teil des Wandels. Doch steigert dies auch die Möglichkeit von Fehlern und Herausforderungen.
Diese fangen bereits bei dem Einsatz von Cloud-Lösungen an. Cloud-Lösungen sind vielseitig einsetzbar und für digitalisierte HR-Projekte unglaublich hilfreich. Sie sind auf das Unternehmen, seine Besonderheiten und Zielvorstellungen individuell anpassbar und konfigurierbar. Jedoch erfüllen die Lösungen nicht immer alle Erwartungen. Das führt zu Zweifeln an IT-basierten Projekten sowie deren hohen Kosten an benötigter Software. Daher sind der Wissenstransfer und Austausch über alle Vorgänge, Probleme und die Software von großer Bedeutung.
Bereits im Pitch muss mit Gegenwind bei der Umstellung auf digitale Projektabläufe gerechnet werden. Daher sollten „best practice“ Beispiele vorbereitet und im Pitch genannt werden. Oftmals übersteigen die Erwartungen und Hoffnungen in „best practice“ Beispielen selbst die der Cloud-Lösungen. Jedoch stellen sie keine Absicherung dar, dass im eigenen Unternehmen gleichwertige Erfolge und Standardisierung erzielt werden. Dennoch geben sie allen Beteiligten Sicherheit und eine Möglichkeit ein Gefühl für die anstehenden Abläufe, Strukturen und Prozesse zu bekommen.
Insbesondere die Testphase und folglich die Fehlersuche sind vor der Inbetriebnahme ausschlaggebend für den Erfolg. Sie dürfen daher nicht zu kurz kommen, auch wenn die Zeit vor Abschluss des Projektes oftmals knapp ist.
Ressourcen, in Form von Zeit, Mitarbeiter und Budget sind fest kalkuliert. Sobald diese von der Verwaltung genehmigt wurden, werden Budgetüberschreitungen oder zusätzliche Kapazitäten nur ungern gesehen. Die internen Aufwände fangen schon bei der zeitlichen Planung der Mitarbeiter an. Selbige müssen an Meetings teilnehmen, Feedback zu den Prozessen geben, am Testverfahren teilnehmen und das Projekt voranbringen. Reichen die gegebenen menschlichen Ressourcen nicht aus, müssen Externe hinzugeholt werden und dies wird teuer. Daher sind umfassende und transparente Projektkalkulationen von großer Relevanz. Am besten wird ein Puffer für etwaige zusätzliche Aufwände bei der Soll-Kosten-Kalkulation einbezogen.
Quellen:
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern in diesem Text die männliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter.
https://www.timetrackapp.com/blog/it-projekt/
https://www.clevis.de/leistungen/hr-digitalisierung/implementierung/