DSGVO 2018 – Worauf Personaler achten müssen

Am 25.Mai 2018 tritt die neue EU-Datenschutzgrundverordnung in Kraft und sie hat weitreichende Auswirkungen für Unternehmen und ihren Umgang mit personenbezogenen Daten. Die HR-Arbeit ist davon besonders betroffen, denn sie verarbeitet ähnlich wie die Buchhaltung in vielen ihrer Prozesse persönliche Daten von aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern sowie Bewerbern. Was sich für Personaler ändert und worauf sie hinsichtlich des Datenschutzes demnächst achten müssen, wird im Folgenden kurz erläutert.

Die Änderung des Datenschutzgesetzes führt dazu, dass die Pflichten des Arbeitgebers erhöht und die Rechte des Arbeitnehmers gestärkt werden. Damit ist unter anderem gemeint, dass Arbeitnehmer wissen müssen, ob und zu welchem Zweck der Arbeitgeber personenbezogene Daten nutzt. Die Personalabteilung darf somit personenbezogene Daten nur dann verarbeiten, wenn die betroffene Person hierfür seine Einwilligung erteilt hat oder eine andere gesetzliche Grundlage greift. Durch diese Änderung kommt eine Menge Arbeit auf die Personalabteilung zu: Der Arbeitnehmer und auch Bewerber haben das Recht auf Anfrage zu erfahren, welche und in welchem Umfang personenbezogene Daten durch das Unternehmen verarbeitet werden. Für Unternehmen ohne digitale Personalakte kann dies sehr zeitaufwendig werden.

Auch sieht die neue Datenschutzverordnung eine Löschpflicht von personenbezogenen Daten vor. Das bedeutet, sobald der Zweck der Verarbeitung wegfällt, z.B. durch Beendigung eines Arbeitsverhältnisses oder Ablehnung eines Bewerbers, müssen die Daten unverzüglich gelöscht werden. Zu beachten ist allerdings, dass eine weitergehende Speicherung der Daten erlaubt ist, insofern das Unternehmen einer rechtlichen Verpflichtung nachkommen muss oder um Rechtsansprüche durchzusetzen oder abzuwehren. Für die Personalabteilung ist es daher wichtig zu überprüfen welche Daten gelöscht und welche weiter aufbewahrt werden sollen, denn ein Recht auf unbegrenzte Speicherung gibt es nicht.

Eine der wohl zentralsten Änderung der DSGVO ist die neue Rechenschaftspflicht. Bisher konnten Unternehmen darauf warten, dass durch die Aufsichtsbehörde Mängel aufgewiesen wurden, welche nachgebessert werden müssen. Ab Mai 2018 können sich die Unternehmen aber nicht mehr zurücklehnen. Nun muss nicht ihnen bewiesen werden, dass sie nicht datenschutzkonform arbeiten, sondern die Unternehmen müssen beweisen, dass sie die vorgegebenen Richtlinien eingehalten haben. Nachgewiesen werden kann dies beispielsweise durch Mittel wie Zertifizierungen, regelmäßigen Schulungen der Mitarbeiter, sorgfältige Auswahl von Auftragnehmern und einer lückenlosen Dokumentation.

Die neue EU Datenschutzgrundverordnung stärkt die Rechte der betroffenen Personen, im Personalwesen vorrangig Bewerber und Arbeitnehmer, nachhaltig. Zudem werden die Bußgelder bei Verstößen und die Anforderungen im Hinblick auf die datenschutzkonforme Umsetzung von Prozessen im Personalbereich sowie auf deren Nachweis deutlich höher.

Es sind nur noch wenige Wochen, bis die EU DSGVO wirksam wird. Somit wird es höchste Zeit, sich hierauf vorzubereiten.

Vgl. Mayer, Miriam: Datenschutz – Wie Sie auf Nummer sicher gehen http://www.personalmanagement.info/hr-know-how/fachartikel/detail/-96c0469712/

Vgl. Schonschek, Oliver: Datenschutz bei der Personaldatenverarbeitung https://www.datenschutz-praxis.de/fachartikel/datenschutz-personaldatenverarbeitung/

Vgl. Solmecke, Christian: Die EU-Datenschutzgrundverordnung – was ändert sich 2018? https://www.wbs-law.de/it-recht/datenschutzrecht/die-eu-datenschutzgrundverordnung/