Lean Office
SCHLANK DURCH DEN BÜROALLTAG
Die letzte Druckerpatrone ist aufgebraucht, das Kopierpapier nicht nachgefüllt, der Locher verschwunden und die Kollegin hat Aufgaben übernommen, die eigentlich gar nicht in ihrem Tätigkeitsbereich liegen. In jedem Büro, egal wie groß oder klein, gibt es Punkte, die durch ein standardisiertes System und Abspracheregelungen optimiert werden können. Methoden im Lean Office stammen größtenteils aus der Lean Production und können oftmals durch nur kleine Handgriffe auf den Büroalltag übertragen werden. Die meisten Probleme sind auf die sieben Arten der Verschwendung zurückzuführen: Überproduktion von Informationen, Bestände, Fehler in Prozessen, zu aufwendige Prozesse, Transport von Informationen, Bewegung im Büro, Wartezeit der Mitarbeiter und nicht genutztes Potenzial der Mitarbeiter.
Zahlreiche, meist aus dem Japanischen stammende, Methoden, wie Makigami, Kanban oder Poka Yoke können den Büroalltag bei richtiger Anwendung deutlich erleichtern. Makigami bedeutet übersetzt Papierrolle und dient dazu, einzelne Prozessschritte für alle Mitarbeiter transparent zu machen. Tätigkeiten werden auf ihren Beitrag zur gesamten Wertschöpfung untersucht, um Doppelarbeit zu verhindern. Dazu werden alle einzelnen Prozessschritte den Mitarbeitern zugeordnet und in der richtigen Reihenfolge dargestellt. Früher wurde dafür eine große Papierrolle genutzt, daher auch der Name, heute gibt es eine spezielle Makigami-Software.
Eine weitere Methode ist Kanban, was übersetzt Auftragskarte oder Informationsträger heißt. Mithilfe einer beschrifteten Kanban-Karte informiert der Verbraucher den Lieferanten über den Materialbedarf, wodurch ein Lieferprozess ausgelöst wird. Im Büro können so beispielsweise rechtzeitig Tintenpatronen nachbestellt oder früh genug der Weg ins Lager angetreten werden, ohne dass es zu größeren Verzögerungen im Arbeitsfluss kommt. Neben der klassischen Kanban-Karte gibt es noch das Kanban-Board, welches in die drei Bereiche „To do“, „In Progress“ und „Done“ unterteilt ist und durch Verschieben der Aufgabenzettel, die im jeweiligen Bereich befestigt sind, für alle signalisiert was noch zu tun und was bereits erledigt ist.
Das Wort Poka Yoke bedeutet übersetzt Fehlervermeidung und wurde, wie viele Lean-Methoden, von Toyota entwickelt und erstmalig in der Autoproduktion eingesetzt. Grundannahmen von Poka Yoke ist, dass niemand dazu im Stande sei Fehler komplett zu vermeiden. Ein einfaches Mittel ist die Verwendung von Checklisten, damit jeder Schritt genau durchgeführt und nichts vergessen wird. Zudem können Hinweisschilder beispielsweise an Drucker oder Kopierer befestigt werden, um falsch eingelegtes Papier und einen damit verbundenen Papierstau zu verhindern.
Obwohl sich zahlreiche Lean-Methoden aus der Produktion einfach auf das Office übertragen lassen, ist es erstaunlich, wie wenige Unternehmen damit arbeiten. Laut einer Studie des Fraunhofer Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung, können 27% der Arbeitszeit im administrativen Bereich als Verschwendung angesehen werden. Zwar ist die Einführung von Lean-Methoden mit Zeit- und Schulungsaufwand verbunden, nachhaltig lohnt sich das Aufdecken von Verschwendungen, gerade für größere Unternehmen aber sehr.
