Papierloses Büro
Der einfache Weg in die Nachhaltigkeit
Das Papierlose Büro gewinnt mit dem Vormarsch der Digitalisierung immer mehr an Zuspruch. Der Begriff selbst bedeutet ganz einfach, dass Dokumente nicht mehr in Papierform erstellt, bearbeitet und abgelegt werden, sondern digital. Dadurch werden die Arbeitsabläufe effizienter gestaltet und die Umwelt geschützt.
Auf den ersten Blich scheint die Idee von einem papierlosen Büro nur Vorteile mit sich zu bringen. Doch wenn es nur Vorteile mit sich bringt, warum ist das papierlose Büro dann nicht schon viel verbreiteter? Richtig, wie jede Umstellung, bringt es natürlich auch Nachteile oder zumindest Herausforderungen mit sich.
Kommen wir zunächst zu den Vorteilen: Der wohl größte Vorteil des papierlosen Büros ist der Aspekt der Nachhaltigkeit. Der durchschnittliche deutsche Arbeitnehmer druckt pro Jahr ca. 6000 Seiten, bei einem Preis von 6 Cent pro Seite macht das für einen einzigen Mitarbeiter 360 Euro im Jahr. Neben dem Umweltschutz, der sich durch die Einsparung von Papier ergibt, bietet sich also auch eine große Möglichkeit Geld einzusparen. Ein weiterer Vorteil, der durch die Pandemie verdeutlicht wurde, ist, dass man flexible Arbeitsmodelle besser umsetzen kann, wenn der Arbeitsplatz vollständig digitalisiert ist. Außerdem können Dokumente nicht mehr verloren gehen und bei Gebrauch schneller abgerufen werden.
Die wohl größte Herausforderung beim papierlosen Büro besteht in der fehlenden technischen Kompetenz der Mitarbeiter. Der größten Mehrheit der deutschen Arbeitnehmer ist die Anwendung von Software und Computern zur Umsetzung des papierlosen Büros zu umständlich. Des Weiteren bedarf dies viel Planung und Mitarbeiter müssten geschult werden, damit ein problemloses digitales Arbeiten gewährleistet werden kann. Ein weiterer Nachteil ist die Abhängigkeit vom Internet und die damit einhergehende Angst vor Systemausfällen oder Cyber-Attacken, bei denen ein Datenverlust oder Arbeitsausfall drohen könnte.
Abschließend bietet das papierlose Büro jedoch eher Vorteile. Die Nachhaltigkeit wird gefördert, Arbeitsabläufe werden beschleunigt und können effizienter gestaltet werden. Die bestehenden Herausforderungen müssen dabei von jedem zukunftsorientiertem Unternehmen gemeistert werden. Der erste Schritt in Richtung papierloses Büro wurde, durch die Pandemie, in vielen Unternehmen bereits gegangen.
