25.03.2021 12:08
von Torsten Vogel

Zeitmanagement am Arbeitsplatz

Time is Money!

Die effiziente Arbeitsweise wird durch einen akkuraten und systematisch aufgebauten Arbeitsplatz gesteigert. Die lästige Suche nach Dokumenten ist sehr zeitintensiv und sollte gemieden werden. In vielen Betrieben wird ein großer Wert auf Organisation gelegt, da ein schneller Zugriff auf Dokumente essenziell ist.

Laut der Definition bedeutet Zeitmanagement, dass die zur Verfügung stehende Zeit strukturiert eingeteilt wird. Ein erfolgreiches Zeitmanagement lässt sich nicht von heute auf morgen umsetzen, es bedarf die Kombination vieler kleiner Dinge, wie beispielsweise eine vorausschauende Planung und Ordnung. Um den Überblick über die täglichen Aufgaben zu behalten, ist es sinnvoll sich eine To-Do-Liste anzufertigen. Mittels einer Liste wird vermieden, dass wichtige Aufgaben vergessen werden. Hilfreich ist die Priorisierung, um die vorhandene Zeit nicht mit entbehrlichen Aufgaben zu verschwenden. Bereits erledigte Aufgaben lassen sich problemlos abhaken, sodass auf einem Blick noch zu erledigende Aufgaben erkennbar sind.

Zusätzlich kann eine vorausschauende Planung sehr hilfreich sein. Angestellte sollten genug Zeit inklusive Puffer für Anfallendes einplanen. Falls etwas länger dauert, wird der Zeitdruck vermieden. Jedoch sollte Zeitdruck nicht immer negativ aufgefasst werden. Das Setzten von Deadlines ist für alle Bereiche sehr wichtig. Als Bearbeitungszeitraum sollte eine angemessene Zeitspanne vorgesehen werden. So ist gewiss, dass Aufgaben präzise und pünktlich erledigt werden. Wenn die Aufgaben überfordernd erscheinen, können Kollegen um Unterstützung gebeten werden. Ansonsten können Aufgaben sogar komplett abgeben werden. Das Abgeben von Verantwortung fällt vielen Menschen sehr schwer, daher wird empfohlen anfangs nebensächliches abzugeben. Die Abgabe von Kontrolle ist nur eine Gewöhnungssache. Jedoch sollte beachtet werden, dass nicht alles von Kollegen erfolgt, da das wiederrum ein schlechtes Zeitmanagement hervorruft. Eine neue Struktur am Arbeitsplatz kann ebenfalls zur Effizienz beitragen. Der Arbeitsplatz sollte systematisch aufgebaut sein, sodass wichtiges schnell griffbereit ist. Einer der wichtigsten Sachen, die beim Zeitmanagement beachtet werden sollte, ist das Schaffen eines Arbeitsmodus. Auch wenn alle Regeln beachtet werden, lauert überall Ablenkung. Ablenkungen werden individuell betrachtet, da jeder Mensch sich von etwas anderem gestört fühlt. Daher muss jeder für sich selbst herausfinden, was einen an einem kontinuierlichen Arbeitsfluss behindert und versuchen es zu meiden.

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